Privacybeleid

Privacy statement Scouting Nederland
In het privacy statement vindt u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Kagiwepi via het ledenadministratiesysteem “Scouts Online” van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy

Lidmaatschap registratie
Nieuwe leden worden aangemeld bij Kagiwepi door het invullen van het inschrijfformulier. Op dit formulier verzamelen wij NAW gegevens, een telefoonnummer, een email adres en eventueel bankgegevens t.b.v. de SEPA machtiging. Dit formulier wordt verwerkt door de ledenadministratie in het landelijke ledenadministratie systeem ‘Scouts Online’. Leden kunnen zelf ook gebruik maken van Scouts Online en hier hun eigen gegevens inzien. Dit formulier wordt ondertekend op de akkoordverklaring en na registratie zal het inschrijfformulier worden vernietigd volgens de richtlijnen ‘Vernietiging Persoonsgegevens’. De akkoordverklaring met de optioneel ingevulde SEPA machtiging is het enige formulier met persoonsgegevens dat met betrekking tot de inschrijving wordt bewaard. Dit gebeurt volgens de richtlijnen ‘Opslag Persoonsgegevens’.

Opslag persoonsgegevens
Om de opslag van persoonsgegevens zo minimaal mogelijk te houden, zijn dit de enige documenten die fysiek worden bewaard:

- Akkoordverklaring met eventuele SEPA machtiging (gedurende lidmaatschap)
- VOG (alleen voor vrijwilligers, gedurende 3 jaar)
- Gezondheidsformulier (gedurende de desbetreffende activiteit)

Deze formulieren worden in een afgesloten kast gearchiveerd op het clubhuis. Bij het beëindigen van het lidmaatschap zullen deze formulieren worden vernietigd volgens de in dit document beschreven richtlijnen ‘Vernietiging Persoonsgegevens’. Tevens zal het lid uitgeschreven worden uit het landelijke ledenadministratie systeem ‘Scouts Online’. Het bestuur en de verantwoordelijke voor de ledenadministratie zijn de enige personen met toegang tot deze gegevens.

Gezondheidsformulier
Het gezondheidsformulier dient ingevuld te worden voor iedere activiteit die langer duurt dan 1 dag. Op dit formulier worden ‘bijzondere persoonsgegevens’ genoteerd zoals medicijngebruik en allergieën. Dit formulier is tijdens de activiteit in te zien door de leidinggevenden, en zal na afloop worden vernietigd, verwijderd of op verzoek worden teruggegeven. Kagiwepi bewaart deze gegevens niet.

Vernietiging persoonsgegevens
Het vernietigen van persoonsgegevens gebeurd bij het beëindigen van het lidmaatschap. De formulieren en documenten die (bijzondere) persoonsgegevens bevatten worden vernietigd middels een papierversnipperaar welke aanwezig is op het clubhuis. De gebruikte papierversnipperaar voldoet aan de veiligheidsnorm Klasse 4: "Zeer vertrouwelijke documenten".

Communicatie
Binnen Kagiwepi zal de primaire communicatie verlopen via de e-mail. Van alle leden en vrijwilligers is de naam, speltak en het e-mailadres opgenomen in onze contactenlijst. Alle speltakken hebben een eigen e-mailadres, en kunnen de contactgegevens zien en gebruiken. Het beheer van deze gegevens ligt bij de ledenadministratie. Kagiwepi maakt gebruik van Microsoft Office 365 voor non-profit organisaties. Alle privacy relevante informatie is direct bij Microsoft in te zien: https://privacy.microsoft.com/nl-NL/privacystatement

Mediaverwerking
Tijdens opkomsten en op weekendjes/kampen worden er foto’s en video opnamen gemaakt. Deze media wordt veelal gebruikt om te delen op onze social media accounts Instagram en Facebook. Hoofdzakelijk doel is om ouders en andere geïnteresseerden te laten zien wat wij doen. Deze media uitingen worden gemaakt en beheerd door de ‘Media Scouts’. Dit is een werkgroep binnen Kagiwepi welke verantwoordelijk is voor de huisstijl en media gerelateerde uitingen op (sociale) media. Alle door/namens Kagiwepi gemaakte foto’s en video’s zullen enkel en alleen worden gebruikt voor hierboven genoemde doeleinden mits hiervoor toestemming is gegeven op de akkoordverklaring. Deze toestemming kan altijd worden ingetrokken. Neem hiervoor contact met ons op via info@kagiwepi.nl.

Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Kagiwepi binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden bij de secretaris (info@kagiwepi.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

Verklaring omtrent gedrag (VOG)
Alle 18+ leden van Scouting (Nederland) dienen in het bezit te zijn van een geldige VOG. De ledenadministratie verwerkt de VOG in “Scouts Online” van Scouting Nederland. De VOG dient bewaart te worden gedurende de geldigheid van het document (op moment van schrijven 3 jaar). Bij het verlopen van de VOG of bij het beëindigen van het lidmaatschap zal dit formulier worden vernietigd volgens de in dit document beschreven richtlijnen ‘Vernietiging Persoonsgegevens’.

Verwerkingen vertrouwenspersoon
De mailboxen, zoals staan op https://kagiwepi.nl/vertrouwenspersoon, zijn alleen toegankelijk voor de desbetreffende vertrouwenspersoon en kunnen niet worden ingezien door de andere vertrouwenspersonen. Als een vertrouwenspersoon benaderd wordt, zullen hiervan verslagen worden gemaakt. Deze verslagen zijn vertrouwelijk en blijven in bezit van de vertrouwenspersoon. De verslagen die betrekking hebben tot de kinderen / ouders, blijven 3 jaar bewaard. De verslagen die betrekking hebben tot de leiding en vrijwilligers worden gedurende lidmaatschap bewaard. Bij het verlopen van de bewaartermijn of het beëindigen van het lidmaatschap zullen deze verslagen worden vernietigd volgens de in dit document beschreven richtlijnen ‘Vernietiging Persoonsgegevens’.

Interne hulpmiddelen
Om de werkzaamheden van onze leiding te verlichten maken wij gebruik van interne hulpmiddelen. Denk hierbij aan een digitale wachtlijst en aanwezigheidsregistratie. De opgeslagen gegevens bevatten voor en achternaam, geboortedatum, emailadres en telefoonnummer. De persoonsgegevens die middels deze hulpmiddelen worden verwerkt, worden bewaard gedurende lidmaatschap. Na het beëindigen van het lidmaatschap worden alle tot de persoon herleidbare persoonsgegevens vernietigd.

Cameratoezicht
Op het clubhuis van Kagiwepi is cameratoezicht aanwezig. Dit toezicht is een aanvulling op de beveiligingsmaatregelen die op en rondom het clubhuis aanwezig zijn, en heeft als primair doel diefstal en vandalisme tegen te gaan. De camerabeelden worden op locatie voor maximaal 4 weken opgeslagen, en zijn enkel in te zien door het stichtingsbestuur mits daar direct aanleiding voor is. Cameratoezicht is alleen van toepassing op de buitenzijde van het pand.

Externe data opslag
Verschillende werkgroepen binnen onze vereniging maken gebruik van externe data opslag tools zoals Dropbox en Google Drive. Denk hierbij aan bijvoorbeeld aanmeld registratie voor kampen en activiteiten. Deze tools voldoen aan de AVG wetgeving, voor meer informatie over de privacy statements verwijzen wij naar onderstaande:
https://www.dropbox.com/nl_NL/security/GDPR
https://www.google.com/intl/nl/cloud/security/gdpr

Scouting Kagiwepi
KvK: 34294676
© 2021